Uso de programas tecnológicos
EXCEL
ventajas
1. Popularidad:
Es probable que la mayoría de las personas de su organización estén familiarizadas con Excel. Esto asegurará una curva de aprendizaje corta (o inexistente) durante la implementación. La mayoría de las personas conoce las funcionalidades básicas como el desplazamiento, la ordenación y la consolidación de los datos de las diferentes columnas, así como la representación gráfica y las tablas dinámicas.
2. Plantillas
Excel permite el uso de plantillas para crear fácilmente un presupuesto, un calendario, una lista de tareas semanales o un inventario, entre muchas otras.
3. Soporte
Para aprender sobre funciones avanzadas o solucionar dudas, se puede consultar fácilmente el centro de ayuda o acceder a cualquiera de los foros en línea que pueden ayudarle.
4. Funcionalidad de gráficos
Los gráficos de Excel son muy fáciles de usar en comparación con otros sistemas de información, y tienen varias funciones útiles integradas.
5. Operaciones de cortar y pegar
La mayoría de la gente escribe informes en Word, lo que hace más fácil cortar y pegar datos o gráficos de Excel en Word.
Desventajas de utilizar Excel:
1. Problemas de adaptación de la plantilla
Las plantillas se utilizan con la esperanza de mantener la coherencia, pero a veces, la información no se adapta a las restricciones de la plantilla y se deben realizar ajustes para personalizarlas. La plantilla nunca está finalizada, siempre se tiene que cambiar y actualizar continuamente.
2. Problemas de personalizaciones peligrosas
Si no se realizan las actualizaciones con la velocidad adecuada, las plantillas terminan siendo desechadas. Se pierde eficiencia cuando se realizan informes distintos, en diferentes unidades de negocio que, básicamente, presentan los mismos datos. Es una completa pérdida de tiempo cumplir con requisitos como cambios de colores o fuentes que deben usarse.
Si se realizan plantillas demasiado complejas, nadie tiene idea de cómo ingresar datos correctamente porque no saben cuáles son las fórmulas relacionadas, y no se puede tener una visualización real de los datos.
3. Problemas de documento bloqueado
Cuando el documento se bloquea hay formas de solucionarlo, pero se desperdicia mucho tiempo. El formato de solo lectura no tiene ninguna utilidad cuando lo que necesitas es hacer cambios.
Solo personas con competencias avanzadas, y algunas veces sin las mejores intenciones, pueden abrir y hacer ajustes fácilmente a documentos, sin ninguna contraseña, aun cuando estos tengan configurada una contraseña de bloqueo para garantizar la seguridad.
Puede presentarse la siguiente situación:
“El responsable de presentar el informe está compartiendo las finanzas trimestrales de la organización durante una reunión de estrategia y dos de sus compañeros de trabajo lo critican por no tener los números correctos. Él podría haber jurado que tenía los datos correctos, pero resulta que dos personas habían actualizado el documento sin que él lo supiera”
4. Problemas de precisión
Un número incorrecto hace que la hoja de cálculo y el informe sean inexactos. Esto puede presentarse frecuentemente ya que es fácil cometer un error tipográfico o de fórmula y ni siquiera darse cuenta. Se pueden presionar dos teclas cuando solo se quería presionar una, afectando el resto del informe. La única manera de detectar el error y sus consecuencias es ir fila por fila, y celda por celda, comprobando todos y cada uno de los datos.
5.Problemas de formateo
Se puede gastar demasiado tiempo en grandes y pequeñas correcciones de formato para hacer que cualquier hoja de cálculo se vea más presentable o pueda imprimirse adecuadamente, lo que habitualmente no se logra. Esto puede hacer que se desperdicie el tiempo que debería utilizarse ingresando y ajustando el contenido real y la información.
Además, los cambios de formato en diferentes versiones del informe pueden hacer que la comparación de datos de estas diferentes versiones sea imposible. Esto sin tener en cuenta que también puede cambiar la versión de Excel, lo que significa que un informe realizado en la última versión no podrá ser consultado en versiones anteriores, pues no será compatible.
Ventajas
Además de la versatilidad y múltiples funciones que ofrece, Word tiene una serie de ventajas o características positivas que lo convierten en uno de los editores de texto más utilizados. Conoce algunas de ellas, a continuación.
1. Versatilidad
Microsoft Word es un programa que se adapta fácilmente a cualquier pantalla. Bien sea que decidas usarlo en el ordenador o desde tu Smartphone o Tablet, el editor de textos de Office muestra una interfaz fácil de entender y utilizar en diferentes dispositivos. Además, no es un software que se limite únicamente a la edición de textos, por el contrario, ofrece diferentes herramientas para distintos fines, como: crear tablas, gráficos inteligentes, formas, etc.
2. Plantillas o diseños prestablecidos
Esta es una gran ventaja para usuarios inexpertos o para quienes buscan agilizar tiempo y a la vez, ahorrar dinero. Word incluye una biblioteca de plantillas desde las cuales puedes crear distintos tipos de documentos, de manera rápida y sencilla, pues sólo debes editar el texto y guardar el archivo. Algunas de las categorías que se pueden mencionar son: calendarios, tarjetas de invitación, presentación, cumpleaños, folletos, etiquetas, etc.
3. Corrector ortográfico
Otra de las características positivas del editor de textos de Microsoft, es que cuenta con un corrector ortográfico. El mismo resalta errores o faltas gramaticales en el documento y permite al usuario escoger la forma correcta de escritura, entre una serie de alternativas o sugerencias. Es muy útil para estudiantes y profesionales, además, puedes establecer el idioma de corrección para adaptarlo al país o región en la que te encuentras.Es importante resaltar que, las fallas resaltadas en color rojo son errores de nivel ortográfico. Mientras que, aquellas con una línea azul debajo representan posibles faltas de morfosintaxis, es decir, el contexto de la palabra no está claro o no coincide con la oración.
3. Uso de archivos de la red
Microsoft Word ofrece la posibilidad de buscar e insertar contenido de la red en el documento, desde su propia interfaz. Es decir, no necesitas salir del editor para copiar imágenes, videos, enlaces o información de Wikipedia. Simplemente debes dirigirte a “Insertar” y seleccionar cualquiera de las opciones disponibles. Esto abrirá un panel o ventana de búsqueda, según sea el caso, donde podrás escribir el término o palabra clave que quieras y seleccionar el archivo deseado.
4. Direntes formas de visualización
Al trabajar en este programa, cuentas con diferentes formas de visualización del documento, pues puedes reducir o aumentar el Zoom tanto como necesites. Además, te permite ver la hoja en formato de lectura (como si fuera un libro) y en apariencia de diseño web. Por otro lado, te brinda opciones para activar o desactivar la regla, el panel de navegación o listas de cuadrículas, así como dividir la pantalla en dos para ver una sección del texto, mientras editas la otra.
5. Puedes proteger el documento contra edición
Como última ventaja en esta lista, se menciona la protección contra edición en el documento. Esta opción te permite proteger tu archivo para evitar que otras personas puedan modificar, reemplazar o cambiar el contenido existente en el mismo. Para activarla debes dirigirte a la pestaña “Revisar” y dar clic en la opción “Restringir edición” para establecer los parámetros de restricción. De esta manera tu trabajo estará seguro de manos extrañas.
Desventajas
Si bien la lista de ventajas de Word es bastante extensa, no se pueden dejar de lado las desventajas o aspectos negativos de este programa. Es por ello que, a continuación, se describen los puntos en contra del editor de textos de Microsoft, al momento de trabajar.
1. Incompatibilidad con otros editores
Microsoft Word es un editor de textos muy estricto en cuanto a formatos admitidos o compatibilidad con otros editores, pues no permite formatos distintos al propio. Es por ello que, resulta muy difícil al momento de querer editar archivos que fueron editados en otros programas, como, por ejemplo: OpenOffice.
Incluso, a pesar de que las versiones recientes del programa permiten guardar documentos en un formato compatible para las más antiguas, la visualización del contenido se ve afectada. Pues no conserva la misma interfaz, lo cual resulta molesto si no cuentas con la última actualización de Word.
2. Fallas en la diagramación
Otra de las desventajas de Word es su diagramación, pues no conserva la configuración de márgenes o sangría entre una versión del programa y otra. Es decir, si hiciste tu documento en Word 2016, pero el ordenador donde quieres visualizarlo tiene Word 2007, todos los ajustes que realizaste previamente se perderán y el texto se volverá un caos.
Del mismo modo, el uso de sangrías en Word podría resultar muy tedioso, ya que tiende a desconfigurarse, incluso en el mismo documento. Por lo que, un trabajo sencillo de hacer podría volverse algo que te llevará horas.
3. Fuentes y diccionario limitados
El repertorio de fuentes o tipografía de Word es muy limitado, lo cual puede resultar molesto al momento de hacer documentos especiales, como tarjetas de invitación o celebración. Del mismo modo, el diccionario establecido para el programa carece de algunas palabras o términos actualizados, por lo que podría marcarte errores ortográficos donde no los hay.
4. Costo de suscripción elevado
Para poder usar todas las funciones del programa, de manera ilimitada, debes adquirir la suscripción Premium o licencia original del mismo, lo cual puedes hacer fácilmente en el sitio web oficial de Microsoft. Sin embargo, los costos de membresía para la Suite Office resultan muy costosos y casi inalcanzables para la mayoría de los usuarios, quienes optan por otras alternativas más asequibles.
Carece de texto predictivo
Esta es una herramienta que muchos otros programas o plataformas ofrecen a sus usuarios para agilizar la redacción de textos. Sin embargo, Microsoft Word no la ha incluido entre sus opciones, lo cual le juega en contra al momento de ahorrar tiempo a las personas cuya agenda es muy estricta. Por lo que, pueden escoger un editor de textos distinto para trabajar mucho más rápido.
Paint
Ventajas
1. Facil de usar
2. apto para inexpertos
3. Amplio nivel de personalización
Desventajas
1. Los colores son solidos
2. Sólo permite deshacer 3 cambios o acciones efectuadas (Opción Edición/Deshacer o desde el teclado Ctrl + Z).
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